Електронний документообіг по Сервісу GPS моніторингу

Шановні партнери ТОВ “ВМ моніторинг”!

Ми пропонуємо Вам перейти на електронний документообіг по нашій компанії (за послуги GPS моніторингу транспорту) і відмовитись від друку, підписання та надсилання паперових документів. Це абсолютно законний вид ведення документації.

Сервіс документообігу Папка24 (від Приватбанку) дозволяє обмінюватись договорами, актами виконаних робіт, видатковими накладними та іншими документами в кілька кліків за допомогою електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Ви абсолютно безкоштовно і швидко зможете підписувати та зберігати надані нами документи. Для цього не треба бути клієнтом Приватбанку, це абсолютно окремий сервіс, який працює з усіма основними видами ключів ЕЦП, що Ви їх використовуєте для подання звітності – наприклад, податкової чи Мін’юсту.

Зберігання підписаних документів в електронному вигляді може здійснюватися паралельно на серверах сервісу Папка24 та Ваших комп’ютерах.

Чому варто перейти на електронний документообіг (хоча б, поки, з нашою фірмою):

  1. Не треба сортувати та зберігати первинні документи.
  2. Відпадає потреба надсилати поштою чи кур’єром наші примірники документів.
  3. Немає потреби виписувати довіреності та вести їх облік.
  4. Ми готові перейти з Вами на помісячну оплату послуг, замість існуючої квартальної, що, в свою чергу, надає Вам наступні переваги:
    • Оплата послуг не в середині кварталу (півкварталу попередньої оплати), а постфактум, після закінчення місяця, в якому послуги надавалися.
    • Отримання податкового кредиту ще до здійснення оплати послуг, податкова зареєструється по факту виставлення Акту приймання-здачі виконаних робіт.
    • Відсутність авансових платежів та їх облік, в очікуванні Акту, що буде виписаний тільки в кінці кварталу.
  5. Найближчі роки електронний документообіг буде широко впроваджуватись у всіх галузях комерційної діяльності, з цим доведеться мати справу. То чому б Вам не спробувати це на прикладі невеличкого документообігу з нашою фірмою?

Розраховуємо на Вашу прогресивність та готовність використання нових технологій. Зважаючи на специфіку наших послуг, можемо впевнено сказати, що всі наші клієнти саме такими і є !

У разі згоди переходу на електронний документообіг прошу написати на пошту zm2@waymaps.com , або телефонувати 067 360-89-87. Додатки до Договору та необхідні консультації ми підготуємо.


Початок роботи з Сервісом електронного документообігу.

  1. Зайти на сайт https://papka24.com.ua
  2. Вводите своє ім’я та Прізвище, адресу електронної пошти, пароль - реєструєтесь на сервісі.
  3. Повідомляєте нам адресу електронної пошти, що Вами обрана для реєстрації на Сервісі Папка24.
  4. Після виставлення нами документу (договір, рахунок, акт, видаткова накладна, …) до Вас на пошту надходить повідомлення про це. Ви можете зайти на Сервіс Папка 24 та підписати документ.

Рахунки підписані нами, але Вашого підпису не потребують. Всі інші документи підписуються обома сторонами.

Для особистої впевненості Ви можете:

  1. Зберегти підписані документи на своїх комп’ютерах.
  2. Переглянути час та дату підпису та печатки, ким підписано.
  3. Переглянути сертифікати підпису та печатки, ким і коли він виданий, який термін дії.
  4. Зберегти на локальному диску або роздрукувати дані сертифікату.
  5. Завантажити протокол підписів з даними про процедуру та час перевірки сертифікатів на сервері АЦСК.

Для подачі в суд (маємо надію, що такої потреби не виникне) друкується копія електронного документа та роздрукований звіт про перевірку цього документу. Копії цих документів слід засвідчити відповідно до вимог процесуального законодавства та правил діловодства, а саме: зробити відмітку "КОПІЯ" в верхньому правому кутку першого аркуша, а також напис "Згідно з оригіналом" з зазначенням посади, прізвища та ініціалів особи, яка засвідчила копію (підпис особи скріплюєтся печаткою підприємства або його структурного підрозділу).

Для зручності роботи є змога:

  1. Надати доступ до документів своїм працівникам (бухгалтеру, діловоду, … ) Доступ може бути наданий з правом підпису чи без нього, з правом перегляду всіх документів, чи тільки створених користувачем.
  2. Створити ярлики для сортування документів (дуже схоже, як в Gmail). Наприклад: “на підпис”, підписані, архів, … таке інше.
  3. Фільтрувати документи по:
    1. Контрагенту;
    2. по датах (по періоду);
    3. по автору документа;
    4. вхідні / вихідні.

Сподіваємось, що при переході на електронну форму документообігу Ви оціните всі її переваги перед паперовою версією.


Опублікована: 20.07.16  15:55 | Переглядів: 690 | [ + ]   [ - ]   | Друк

У цьому розділі